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Rédiger une demande de cotation à l'importation

Nous ne pouvons répondre, pas plus que les exportateurs, à des demandes de cotation qui ne soient claires, détaillées et précises.
Trop de demandes sont encore des insultes à l'intelligence du destinataire (imprécision totale, quantités irréalistes, prix ou conditions ridicules etc)
Les quelques informations ci-dessous devraient limiter les malentendus et nous permettre de donner la meilleure suite possible aux demandes professionnelles.

Demande de produits - Demande de cotation ou devis

1. Demande précise et détaillée:
- Qualité(s), s' il y a lieu. Obligatoire pour de nombreux produits: Ex: % de brisures du riz.
- Quantité exacte
-
Conditionnement(s), s' il y a lieu
- date prévisionnelle de livraison souhaitée, s' il y a lieu
- lieu de livraison s' il s' agit d' une demande de prix CAF ou CFR ...

1.1. Pour toute demande de machines il est requis de fournir un minimum de détails ET un budget  voir

2. Prix cible recherché / target price (en FOB ou CFR);
Il est utile de le mentionner; cela permet au fournisseur de voir s' il peut faire une offre ou non sans perdre son temps et, accessoirement, de vérifier si vous êtes un professionnel ou non.

Compte tenu du nombre de demandes fantaisistes de plus en plus de fournisseurs exigent un prix cible. C'est notamment le cas pour le papier photocopie, le concentré de tomate, les pneus et plus généralement des produits de consommation courante.  A défaut il ne sera pas répondu aux demandes.

3. Confirmation de votre demande
Il est conseillé de confirmer une demande par fax sur papier à en-tête officiel; beaucoup de fournisseurs l' exigent.

4. Autres détails pertinents que doit connaître le vendeur:
Ex: demande de fourniture d' une Performance Bond (Lettre de cautionnement définitif)
Ex2:
controle SGS ou autre si demandé.

5. Échantillons
Dans de nombreux cas les fournisseurs refusent l' envoi d' échantillons pour de multiples raisons.
Si un fournisseur accepte d' en envoyer le transport sera à votre charge.
Dans certain cas les échantillons eux-mêmes sont évidemment payant.

6) Produits ne pouvant faire l'objet d'offres sans conditions préalables
Pour un certain nombre de produits il est n' est
jamais répondu aux demandes faites uniquement par email
. céréales, farine, riz, sucre, engrais, produits tropicaux, ciment, pétrole ...
. pour des unités industrielles
. plus généralement tout produits ou services dépassant 50.000,00 USD.

Il est demandé avant toute offre:
- Un fax de confirmation au +1.718 766 1633
- Une Lettre d' Intention d' Achat 
L.O.I. ; en anglais:
LOI
et/ou
- Une attestation de Capacité Financière / Lettre de Confort de Banque B.C.L.

(Documents récents et originaux envoyés par fax ou courrier)

7. Autres documents
- FPA  (Irrevocable payment order / engagement irrevocable de règlement); en anglais
- NCND (Non-Disclosure Non-Circumvention Agreement / Clause de non divulgation et non détournement); en anglais
-
LC draft  (Irrevocable and confirmed credit letter at sight / LC irrévocable et confirmée à vue; en anglais.

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L'identité du vendeur et règlements

Il est important de donner des coordonnées exactes et précises comprenant au minimum la raison sociale légale, adresse postale complète + téléphone + fax
Si vous achetez il est utile d’ indiquer le plus précisément en quelle qualité (client final, maison de commerce, courtier officiel, agent indépendant, particulier...).

Il faut savoir que vous n’ aurez jamais:
 une livraison à crédit s’ agissant d’ une première commande
une livraison avec règlement à l' arrivée de la marchandise ou par LC à 90 jours sauf si vous êtes connu, disposez d' un bon crédit et qu' il existe une assurance crédit dans le pays du fournisseur.

D’ une façon générale tout ce qui contribue à établir votre crédibilité favorisera vos affaires. Vous pouvez être connu dans votre pays et non à l' étranger.

Coût des services

Le dépot d'offres (demande ou proposition). Il est sans frais et illimité, sous réserve de fournir des informations requises.

Si vous êtes acheteur aucune commission n'est due par vous si une transaction est effectivement conclue.

Si vous vous êtes vendeur une commission sera due à Afrique Import Export - SCAC Network Inc pour toute transaction effectivement réalisée avec l' un des contacts qui vous seront adressés détails et taux

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